Archiveren en uitwisseling

Wanneer een student wordt uitgeschreven moeten bepaalde gegevens worden uitgewisseld. Iedere school wisselt gegevens uit met BRON, zodat daarop de juiste bekostiging kan worden gebaseerd. Aanleiding voor de uitwisseling is een nieuwe, gewijzigde of beëindigde onderwijsovereenkomst. Bij diplomeren en/of uitschrijven wordt het diploma, de behaalde onderdelen waarop een mbo-certificaat van toepassing is, en de examenresultaten van de keuzedelen en van de generieke examens (NE, Rek, EN) uitgewisseld.

Hoe lang resultaten bewaard moeten of mogen worden kan bepaald worden met behulp van het documentaire structuurplan mbo (DSP). Het DSP somt de belangrijkste en meest voorkomende documenten binnen mbo-scholen op en noemt de wettelijke bewaar- en vernietigingstermijnen van die documenten. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen digitaal en fysiek (papier). De bewaar- en vernietigingstermijnen zijn van toepassing op beide varianten. Het DSP helpt medewerkers binnen scholen die zich bezighouden met archivering en informatiemanagement.